Der Hausverwalter hat die Aufgabe, die kaufmännische und technische Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums von vermieteten oder selbstgenutzten Eigentumswohnungen in Mehrfamilienhäuser, Wohnanlagen oder Gewerbeobjekten im Sinne und Interesse der Eigentümer zu übernehmen. Gesetzlich geregelt werden die Aufgaben und Befugnisse eines Verwalters im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie dem mit den Eigentümern geschlossenen Verwaltervertrag. Gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz ist der Verwalter unter anderem dazu verpflichtet, die bei einer Eigentümerversammlung getroffenen Beschlüsse durchzuführen und die Einleitung der erforderlichen Maßnahmen zur Instandhaltung bzw. Instandsetzung in die Wege zu leiten. Ein Verwalter übernimmt die ordentliche Verwaltung der von den Eigentümern bezahlten Hausgeldern und nimmt Willenserklärungen und Zustellungen, die die Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen, entgegen. Sollte im Zusammenhang mit der Eigentümergemeinschaft ein Rechtsstreit anhängig sein, so ist der Verwalter gesetzlich angehalten, die Wohnungseigentümer unverzüglich hiervon zu unterrichten. Des Weiteren obliegt auch die Kontrolle der ordentlichen Einhaltung der Hausordnung der umfangreichen Verwaltertätigkeit.
Die von den Eigentümern bestellte Hausverwaltung, bspw. Erdbories & Wenningmann GmbH, ist jährlich dazu verpflichtet, einen Wirtschaftsplan für das zu verwaltende Objekt zu erstellen, bei dem die voraussichtlichen geplanten Einnahmen und Ausgaben definiert werden. Ebenso muss für den jeweiligen Wohnungseigentümer die Angabe der anfallenden finanziellen Verpflichtungen daraus hervorgehen sowie die Beitragszahlung inklusive der Entwicklung der Instandhaltungsrücklagen. Weiterhin haben die Eigentümer nach Ablauf eines Kalenderjahres Anrecht auf eine Betriebskostenabrechnung für ihre jeweilige Wohneinheit.
Im Wohnungseigentumsgesetz ist zudem festgehalten, dass mindestens einmal pro Jahr eine Eigentümerversammlung einzuberufen ist. Die Einladung muss schriftlich, unter Einhaltung der Frist von zwei Wochen, erfolgen. Die Führung des Vorsitzes in der Versammlung und das Erstellen des Protokolls übernimmt in der Regel der Verwalter. Wird in einem Umlaufverfahren, also einer schriftlichen Zustimmung ohne Zusammenkunft der Eigentümer, ein Beschluss getroffen, so ist dieser vom Hausverwalter ebenso zu beachten. Das Aufgabenfeld einer Hausverwaltung wird von dienstleistungsorientierten Verwaltern auch gerne erweitert und per Verwaltervertrag geregelt. So kann zum Beispiel die Beauftragung von Versorgungsleistungen (Abfall, Strom, Wasser, Gas, Trinkwasseruntersuchungen, Energieausweis), die Terminierung und Überwachung von Wartungen (Heizungen, Aufzüge, Toranlage, Klimaanlagen), das Organisieren von Dienstleistern (Hausmeister, Gärtner, Schneeräumungsdienst, Reinigungskräfte) und Instandhaltungs- oder Modernisierungen von Sondereigentum durch den Hausverwalter erfolgen. Die Kontrolle wie auch die Begleichung dieser Rechnungen wird dann ebenfalls von der Hausverwaltung übernommen. Da ein Objekt zumindest eine Feuerversicherung - bestenfalls jedoch eine Gebäudeversicherung - sowie eine Haftpflichtversicherung benötigt, sollte sich der Hausverwalter gemeinsam mit der Wohnungseigentümergemeinschaft um einen angemessenen Versicherungsschutz kümmern. Nicht zu vergessen sind die Abwicklungen von (Versicherungs-)Schäden wie zum Beispiel ein Rohrbruch.
Für die zu erbringenden Dienstleistungen wird der Hausverwalter ein Honorar in Rechnung stellen, welches im Verwaltervertrag geregelt wird. Zumeist wird ein monatlicher Fixbetrag vereinbart, den die Eigentümer an den Verwalter begleichen. Übrigens: dieses Honorar darf nicht auf die Mieter umlegt werden.
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