Neben dem Versand per Post, gibt es heute andere Möglichkeiten, um Schriftstücke und wichtige Dokumente zu versenden. So zum Beispiel als Anhang per E-Mail. Viele Arbeitgeber ziehen inzwischen auch Bewerbungen per E-Mail einem Umschlag mit Bewerbungsunterlagen vor. Um Zeugnisse, Diplome und andere Schriftstücke über das Internet versenden zu können, ist im Vorfeld das Einscannen derselben notwendig.
Dokumenten-Scanner kaufen
Um Dokumente, Zeugnisse, Briefe und diverse andere schriftliche Unterlagen als Datei verschicken zu können, wird ein Scanner benötigt. Scanner sind in unterschiedlichen Varianten und zu unterschiedlichen Preisen und von diversen Marken und Herstellern erhältlich. Es gibt einzelne Scanner-Geräte im Handel und sogenannte Multifunktions-Geräte. Diese vereinen: drucken, scannen, faxen und kopieren in einem einzigen Gerät. Ob für das Scannen von Dokumenten, bspw. bei Reisswolf Akten und Datenvernichtung GmbH, ein Einzelgerät oder Multifunktionsgerät verwendet wird, bleibt dem Nutzer überlassen. Beide Typen erfüllen ihren Zweck.
Dokumente Scannen leicht gemacht
Das Scannen von Dokumenten ist nicht so schwierig, wie manch einer vermuten mag.
1. Das passende Dokument heraus suchen und auf den Scanner legen. Danach den Deckel schließen.
2. Im Menü am PC den Scanner aufrufen und "Dokument scannen" wählen. Das Gerät beginnt nun den Scan-Vorgang.
3. Ist der Scan-Vorgang abgeschlossen, muss das Dokument gespeichert werden. Es öffnet sich ein Fenster, welches das Scannen bestätigt und nach einem Namen für das Dokument fragt. Nun wird der Name des gescannten Dokumentes eingetippt und anschließend ein Ordner als Speicherort gewählt.
4. Nun kann das gescannte Dokument als Anhang per E-Mail versendet werden. Dazu ist es nur notwendig, beim Verfassen der E-Mail auf das Büroklammer-Symbol zu klicken, um das zuvor gescannte Dokument anzuhängen und der E-Mail hinzu zu fügen.
Natürlich können nicht nur Briefe und Dokumente gescannt werden, sondern auch Fotos, Gebrauchsanleitungen und viele andere Dinge.
Vorteile des Scannens von Dokumenten
Die Nutzung eines Scanners hat einige Vorteile. Beim Kopieren von Dokumenten steht immer schwarz/weiß oder farbig zur Wahl während bei einem gescannten Schriftstück alles in der Originalfarbe erscheint. Dies kann bei wichtigen Dokumenten für Behörden, Gerichte und andere Institutionen besonders wichtig sein.
Einmal gescannt und auf der Festplatte des PCs gespeichert, steht das jeweilige Dokument immer wieder zur Verfügung und kann beliebig oft als Anhang versendet werden.
Spezielle Scanner für Dokumente
Neben den handelsüblichen Scannern für die gemeinsame Nutzung mit dem PC, gibt es noch einige besondere Modelle. So sind in Spezialgeschäften und im Internet auch Scanner mit Vorlesefunktion erhältlich. Diese speziellen Geräte dienen dazu Blinden und Personen mit starker Sehbehinderung Briefe und andere Dokumente vorzulesen. Die im Scanner integrierte Sprach-Software macht dies möglich und sorgt somit für mehr Unabhängigkeit im Alltag blinder und sehbehinderter Menschen. Auch hier wird das Scannen von Dokumenten durch das Auflegen des Papiers auf die Oberfläche des Geräts durchgeführt.
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